Tiklīdz projektam ir piešķirts finansējums, tas pāriet aktīvo projektu lietveža pārziņā. Lietvedis izsūtīs apsveikuma vēstules un instrukcijas sakarā ar naudas pārskaitīšanu un atskaitēm. Projekta izpildes laikā, visi jautājumi sūtami uz lfvietnieks@gmail.com
Gadījumos,
kad projekta izpilde aizkavējas vai, īpašu apstākļu dēļ, projekts ir
jāatliek, pieteicējam jāiesniedz rakstisks lūgums adresēts fonda aktīvo
projektu lietvedim par projekta izpildīšanas termiņa pagarināšanu. Ja
projekta atlikšana ietekmē plānotās projekta izmaksas, apstiprināšanai
jāiesniedz arī jauns budžets.
Finansējums
tiek izsniegts divās daļās līdz 50% tiek izmaksāti projektu uzsākot,
un atlikušie 50% - pēc projekta noslēgšanas, kad saņemtas visas
atskaites. Finansējums tiek izmaksāts ASV dolāros un visas tāmes, kvītis
un finansu atskaites iesniedzamas norādot vai pārrēķinot kopsummas ASV
dolāros.
Tāme (estimate):
Dokuments, kas pierāda oficiālas saistības ar konkrētu personu vai
firmu, kura sniegs pakalpojumu, materiālus, preci u.c. un kurā
uzskaitīti projektā ieplānotie izdevumi. Dokumentā parādas paraksts vai
apstiprinājums, ka dokuments sastādīts elektroniski. Pēc tāmes
iesniegšanas, projekta vadītājs var saņemt līdz 50% no projekta
finansējuma.
Kvīts un kases čeks (receipt of payment): Oficiāls apliecinājums tam, ka maksājums veikts un prece vai pakalpojums saņemti.
Finanšu atskaite:
pilna atskaite par visām izdevumu kategorijām projektu noslēdzot, kurā
tiek atspoguļoti budžetā paredzētie un reāli izlietotie līdzekļi.
Finanšu atskaitē jāiekļauj tikai no LF pieprasītais finansējums, visi
saņemtie rēķini un apmaksas kvītis. Pēdējā finansējuma izmaksa notiks
tikai pēc tam, kad aktīvo projektu lietvedis būs saņēmis finanšu
atskaiti un projekta atskaiti.
Kas jādara Mazajiem projektiem:
Lai saņemtu līdz 50% no piešķirtajiem līdzekļiem avansā, jāiesniedz
brīvas formas rakstisks lūgums aktīvo projektu lietvedim, kurš,
savukārt, dos uzdevumu fonda kasierim šo summu izmaksāt 30 dienu laikā
pēc pieprasījuma apstiprināšanas; otrā finansējuma daļa tiks izmaksāta
tad, kad noslēdzot projektu būs saņemta un apstiprināta gala atskaite un
finanšu atskaite.
Kas jādara Lielajiem projektiem:
Lai saņemtu līdz 50% no piešķirtā fiansējuma avansā, jāiesniedz brīvas
formas rakstisks lūgums, kas adresēts aktīvo projektu lietvedim un
jāpievieno plānoto izdevumu tāme (estimate) vai kvītis un kases čeki
(receipts) par jau saņemtiem pakalpojumiem vai izdevumiem.
Atlikums tiks izmaksāts pēc projekta nobeigšanas, kad aktīvo projektu
lietvedis būs saņēmis gala un finanšu atskaites ar kvīšu un kases čeku
oriģināliem.
Ja
līdzekļus lūgsiet izmaksāt pret tāmi, tad kvītis un norēķini
iesniedzami cik vien ātri iespējams pēc līdzekļu saņemšanas un
izdošanas, un ne vēlāk kā kopā ar gala atskaiti.
Finansējums
tiek pārskaitīts tikai projekta pieteicējam (fiziskai personai vai
organizācijai). Latviešu Fonds neizmaksā naudu firmām vai
privātpersonām, kas darbu veikuši projekta labā. Finansējums tiek
izmaksāts ar pārskaitījumu vai čeku ASV dolāros, 30 dienu laikā pēc
iesnieguma apstiprināšanas.
Iesniedzot lūgumu par naudas izmaksu jāpievieno sekojošā bankas informācija:
Par saņēmēju:
Name/vārds vai organizācijas nosaukums
Address/adrese
City/pilsēta
State/valsts un/vai pavalsts/štats
Postal code/pasta indekss
Phone/ telefona numurs
Par saņēmēja banku:
Beneficiary institution (bank)/saņēmēja banka
Bank name/bankas nosaukums
Branch/bankas nodala SWIFT/BIC Code/SWIFT/BIC kods
Account #/konta numurs
Address/adrese
City/pilsēta
State/pavalsts vai štats
Postal code/pasta indekss
Country/valsts